چرا بعضی پروژهها با وجود یک تیم توانمند و برنامهریزی اولیه، درست در روزهای پایانی از مسیر خارج میشوند؟ اغلب مسئله کمبود تلاش نیست. کارها در پیامها و فایلهای مختلف پخش میشوند، مسئولیتها شفاف نمیمانند و مدیر پروژه برای فهمیدن وضعیت واقعی کار، باید از چند نفر سوال کند.
-
مدیریت پروژه با ابزارهای پراکنده چه مشکلی دارد؟
-
تسکیـ چیست و چه مسئلهای را حل میکند؟
-
پروژه در تسکیـ چطور پیش میرود؟
-
امکانات تسکیـ چه کمکی به تیم میکنند؟
-
۱. مدیریت کارها و زیروظایف
-
۲. برد، فهرست، تقویم و نمودار گانت
-
۳. فرمساز عمومی
-
۴. اسناد و فایلهای پروژه
-
۵. نقشه ذهنی و وایتبرد
-
۶. اتوماسیون و وظایف تکرارشونده
-
۷. نماهای هوشمند، داشبورد و هدفگذاری
-
چرا تسکیـ برای تیمهای فارسیزبان انتخاب مناسبی است؟
-
تسکیـ برای چه تیمهایی مناسب است؟
-
جمعبندی
تیم برای خارجشدن از این آشفتگی به یک نقطه مشترک نیاز دارد؛ جایی که کارها، مسئولیتها، فایلها و تصمیمها کنار هم قرار بگیرند. تسکیـ چنین فضایی را در اختیار تیم میگذارد تا هر عضو بداند چه کاری دارد، چه زمانی باید آن را تحویل دهد و اطلاعات مرتبط را از کجا پیدا کند.
حالا ببینیم یک تیم از لحظه شروع پروژه تا تحویل کار، چطور میتواند از این ابزار استفاده کند.
مدیریت پروژه با ابزارهای پراکنده چه مشکلی دارد؟
استفاده از ابزارهای پراکنده، روند مدیریت پروژه را کند و پیگیری آن را سخت میکند. هر عضو تیم فقط بخشی از کار را میبیند و مدیر پروژه برای فهمیدن وضعیت یک وظیفه، باید سراغ چند نفر برود، فایلها را جستوجو کند و پیامهای قدیمی را بخواند. کارهای کوچک، موعدها و مسئولیتها هم در این رفتوآمدها راحتتر فراموش میشوند.
یک تیم بازاریابی را در نظر بگیرید که میخواهد کمپین معرفی محصول تازهای را اجرا کند. ایدهها در جلسه مطرح میشوند، تقویم محتوا در یک فایل قرار میگیرد، طراحیها در گروه پیامرسان ردوبدل میشوند و بازخورد مدیر لابهلای پیامها میماند. وقتی یکی از اعضا بخواهد بداند نسخه نهایی طرح کجاست یا نوشتن صفحه فرود با چه کسی است، باید از دیگران سوال کند.
تسکیـ چیست و چه مسئلهای را حل میکند؟
تسکیـ یک نرمافزار فارسی برای مدیریت کارها و پروژههای تیمی است. بهجای اینکه برنامه پروژه در یک فایل، وظایف در پیامرسان و فایلها در چند پوشه جدا قرار بگیرند، تیم همه این موارد را در یک فضای کاری میبیند. مدیر پروژه برای هر کار مسئول، موعد و وضعیت مشخص میکند و اعضا نیز اطلاعات و روند انجام وظایف خود را همانجا بهروز نگه میدارند. اینطور همه میدانند چه کاری در جریان است، چه چیزی آماده شده و کدام بخش هنوز به پیگیری نیاز دارد.
برای مثال، مدیر یک تیم بازاریابی پروژه «معرفی محصول جدید» را میسازد و نویسنده، طراح و مدیر شبکههای اجتماعی را به آن اضافه میکند. هرکدام وظایف، فایلها و اطلاعات مربوط به خود را همانجا میبینند. اسناد، فرمها، گفتوگوها و گزارشها نیز کنار پروژه قرار میگیرند تا اطلاعات بین ابزارهای مختلف پخش نشوند.
پروژه در تسکیـ چطور پیش میرود؟
حالا با هم ببینیم یک پروژه در تسکیـ از کجا شروع میشود و کارها چطور تا مرحله تحویل پیش میروند.
۱. ساخت پروژه:
مدیر تیم برای هر فعالیت مشخص، یک پروژه میسازد. مثلاً برای معرفی یک محصول تازه، پروژهای با همین نام ایجاد میشود و اعضای مرتبط به آن دعوت میشوند.
۲. تقسیم پروژه به وظایف:
کارهای پروژه به وظایف کوچکتر تبدیل میشوند. مدیر برای هر وظیفه مسئول، موعد، اولویت و وضعیت مشخص میکند تا همه بدانند چه کاری بر عهده چه کسی است.
۳. انجام کار و ثبت اطلاعات:
اعضا هنگام انجام کار، فایلها، توضیحات و نظرهای لازم را کنار همان وظیفه ثبت میکنند. اگر تغییری در زمان یا وضعیت کار ایجاد شود، همه اعضای مرتبط آن را میبینند.
۴. پیگیری و تحویل پروژه:
مدیر پروژه با برد، فهرست، تقویم یا گانت، روند انجام کارها را بررسی میکند. پس از تکمیل وظایف، فایلها و اطلاعات پروژه همچنان در همان فضا باقی میمانند و تیم در پروژههای بعدی هم به آنها دسترسی دارد.
امکانات تسکیـ چه کمکی به تیم میکنند؟
تسکیـ برای برنامهریزی، اجرای کار، همکاری اعضا و پیگیری نتیجه، ابزارهای مختلفی دارد. بیایید قبل از شرح امکانات تسکیـ یک نگاه کلی به آنها بیندازیم:
۱. مدیریت کارها و زیروظایف
تسکیـ امکان مدیریت تسک و ساخت وظیفه و زیروظیفه را در هر پروژه دارد. برای هر کار میتوان مسئول، وضعیت، اولویت، موعد، برچسب و وابستگی تعیین کرد. فایل، کامنت و تاریخچه تغییرات نیز روی همان وظیفه ثبت میشوند تا مشخص باشد کار در چه مرحلهای است و چه کسی آن را پیش میبرد.
۲. برد، فهرست، تقویم و نمودار گانت
پروژهها در تسکیـ با نماهای مختلف نمایش داده میشوند. برد کانبان برای جابهجایی کارها میان مرحلههاست، فهرست و جدول جزئیات را مرتب نشان میدهند و تقویم، موعدهای مهم را مشخص میکند. نمودار گانت نیز زمانبندی، نقاط عطف و وابستگی میان وظایف را در یک خط زمانی نمایش میدهد.
۳. فرمساز عمومی
فرمساز تسکیـ به تیم اجازه میدهد فرم درخواست، ثبتنام، نظرسنجی یا دریافت بازخورد بسازد و آن را با لینک عمومی منتشر کند. پاسخدهنده به حساب کاربری نیاز ندارد و میتواند فایل هم ارسال کند. هر پاسخ داخل پروژه ثبت میشود و پس از بررسی، به وظیفهای با مسئول و موعد تبدیل خواهد شد.
۴. اسناد و فایلهای پروژه
اسناد تسکیـ برای ثبت بریف، صورتجلسه، راهنمای کار و تصمیمهای پروژه کاربرد دارند. اعضا میتوانند روی سند کار کنند، نسخههای قبلی را ببینند و در صورت نیاز به نسخه پیشین برگردند. فایلها نیز در پوشه پروژه یا کنار وظیفه و سند مرتبط قرار میگیرند تا نسخه نهایی میان پیامها و پوشههای شخصی گم نشود.
۵. نقشه ذهنی و وایتبرد
نقشه ذهنی، فضای تصویری تسکیـ برای دستهبندی ایدهها و بررسی مسیرهای مختلف یک پروژه است. وایتبرد نیز ابزار ترسیم آزاد، نوشتن یادداشت و چیدن شکلها و فلشهاست. اعضای تیم میتوانند روی یک بوم مشترک کار کنند و نتیجه ایدهپردازی را به وظیفه تبدیل کنند.
۶. اتوماسیون و وظایف تکرارشونده
تسکیـ برای فرایندهای تکراری، قانونهای خودکار دارد. تیم میتواند مشخص کند با ثبت یک کار، تغییر وضعیت یا رسیدن موعد، چه اقدامی انجام شود. برای نمونه، وظیفه به فرد بعدی واگذار شود، برچسب بگیرد یا اعلان ارسال شود. وظایف تکرارشونده و قالبهای آماده نیز برای کارهای دورهای در دسترس هستند.
۷. نماهای هوشمند، داشبورد و هدفگذاری
نماهای هوشمند، فیلترها و چیدمانهای پرکاربرد را ذخیره میکنند. مدیر میتواند نمایی برای کارهای عقبافتاده، موعدهای نزدیک یا وظایف یک عضو بسازد و هر زمان همان تصویر را باز کند. داشبورد اطلاعات مهم پروژه را یکجا نشان میدهد و بخش هدفگذاری نیز اجازه میدهد هدفها و نتیجههای کلیدی تیم به کارها و پروژههای مرتبط وصل شوند.
چرا تسکیـ برای تیمهای فارسیزبان انتخاب مناسبی است؟
تسکیـ با نیازهای روزمره تیمهای فارسیزبان هماهنگ شده است و کار با آن برای اعضای مختلف تیم سادهتر است.
- رابط فارسی و راستبهچپ: منوها، وظایف، اسناد و بخشهای مختلف برنامه با چیدمان فارسی نمایش داده میشوند.
- تقویم شمسی یا میلادی: هر کاربر میتواند تاریخها و موعدها را با تقویم دلخواه خود ببیند. این قابلیت برای برنامهریزی براساس تعطیلات و مناسبتهای ایران کاربرد دارد.
- کار با موبایل: اعضای تیم میتوانند وظایف را بررسی کنند، وضعیت کار را تغییر دهند، کامنت بگذارند و اعلانها را روی موبایل ببینند.
- پشتیبانی فارسی: تیمها برای شروع کار و پیگیری مسائل فنی، به راهنما و پشتیبانی فارسی دسترسی دارند.
تسکیـ برای چه تیمهایی مناسب است؟
تسکیـ برای تیمهای کوچک و سازمانهای در حال رشد مناسب است، چون هر کسبوکار میتواند پروژهها و روند کاری خودش را در آن تعریف کند. چند نمونه از تیمهایی که بیشتر به این ابزار نیاز دارند، عبارتاند از:
- آژانسهای تبلیغاتی و تیمهای محتوا: این تیمها همزمان روی چند پروژه کار میکنند و باید بریف، فایل، بازخورد مشتری و زمان تحویل هر محتوا را منظم نگه دارند.
- تیمهای بازاریابی: برنامهریزی کمپین، تولید محتوا، طراحی، تأیید و انتشار، چند مرحله مرتبط دارند. تسکیـ کمک میکند هیچ مرحلهای جا نماند.
- تیمهای نرمافزار: توسعهدهندگان میتوانند بکلاگ، باگها، قابلیتهای تازه و اسپرینتهای کاری را در پروژههای جدا پیگیری کنند.
- واحدهای عملیات و پشتیبانی: درخواستهای داخلی یا مشتریان باید سریع به فرد مناسب برسند. فرمها، وظایف و اتوماسیونها برای مرتبکردن این درخواستها کاربرد دارند.
- تیمهای فروش: فروشنده، مدیر پروژه و تیم اجرا باید بدانند هر مشتری در چه مرحلهای قرار دارد و تحویل کار با چه کسی است.
- واحد منابع انسانی: فرایند استخدام، ورود نیروی تازه، آموزش و درخواستهای کارکنان با وظایف مشخص و موعدهای روشن قابل پیگیری میشوند.
- کسبوکارهای ساختوساز: دفتر فنی، کارگاه، پیمانکار و مدیر پروژه میتوانند برنامه کار، فایلها و پیگیری هر مرحله را در یک پروژه مشترک دنبال کنند.
هر تیم میتواند با چند وظیفه ساده شروع کند و بعد، با بیشترشدن حجم کار، از امکاناتی مانند فرمها، اسناد، اتوماسیون، داشبورد و سطح دسترسی استفاده کند.
جمعبندی
مدیریت پروژه زمانی منظم پیش میرود که تیم برای ثبت، انجام و پیگیری کارها یک مرجع مشترک داشته باشد. تسکیـ وظایف، فایلها، اسناد، گفتوگوها، برنامهریزی و گزارش پروژه را در یک محیط فارسی کنار هم قرار میدهد تا هر عضو، مسئولیت و وضعیت کارها را روشنتر ببیند.
اگر بخشی از اطلاعات تیم شما هنوز در پیامرسانها و فایلهای جداگانه باقی میماند، میتوانید با ساخت یک پروژه واقعی در تسکیـ شروع کنید. چند کار اصلی را ثبت کنید، اعضای مرتبط را دعوت کنید و روند پیشرفت پروژه را در همان فضا دنبال کنید.
نظرات(0)