امکان دسترسی سریع به داده‌ها، خصوصا در بخش فروش، عامل مهمی در رشد سوددهی سازمان‌ها به حساب می‌آید. کسب‌وکارهایی که همچنان از روش‌های سنتی استفاده می کنند با چالش‌هایی مثل عدم دسترسی از دور به سیستم یا هزینه‌های بالای نگهداری آن روبه‌رو هستند. تجربه سال‌ها استفاده از سیستم‌های سنتی نشان داده است انتخاب یک سیستم CRM ابری ساده اما کاربردی می‌تواند مستقیما روی هزینه‌های سازمان نیز تاثیر مثبت بگذارد.

تبلیغات
فهرست مطالب
  1. نرم‌افزار CRM ابری چیست و چگونه کار می‌کند؟
  2. وظیفه اصلی CRM ابری چیست؟
  3. مقایسه CRM ابری و نرم افزارهای قدیمی (On-Premise)؛ چرا کوچ الزامی است؟
    1. در جدول زیر تفاوت CRM ابری و CRM محلی (On-Premise) بررسی شده است.
  4. مهم‌ترین مزایای نرم افزار CRM ابری برای کسب‌وکارهای مدرن
    1. ۱. کاهش هزینه‌های پنهان در سازمان
    2. ۲. دسترسی ساده و از راه دور
    3. ۳. مقیاس‌پذیری بالا
    4. ۴. راه‌اندازی و نگهداری ساده
    5. 5. یکپارچه‌سازی آسان‌تر
  5. آیا CRM ابری امنیت دارد؟
    1. 1. مدیریت سطوح دسترسی کاربران
    2. 2. احراز هویت امن کاربران
    3. 3. پشتیبان‌گیری یا بک‌آپ منظم از داده‌ها
    4. 3. امنیت زیرساخت ابری شرکت ارائه دهنده
    5. 4. به‌روزرسانی مداوم نرم‌افزار
  6. چگونه بهترین CRM ابری را برای سازمان خود انتخاب و خریداری کنیم؟
  7. سوالات متداول درباره CRM ابری
  8. سخن پایانی

قبل از بررسی راهکارهای ابری، بهتر است ابتدا بدانیم CRM چیست و چرا نسخه ابری آن تا به این حد محبوبیت دارد.

نرم‌افزار CRM ابری چیست و چگونه کار می‌کند؟

CRM ابری (Cloud CRM)، یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان است که بر بستر فضای ذخیره‌سازی ابری میزبانی می شود و کاربران می‌توانند با خرید اشتراک سازمانی و از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.

نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM سیستم‌هایی هستند که برای یکپارچه سازی و مدیریت داده‌ها در یک سازمان استفاده می‌شوند و با بهبود عملکرد در ارتباطات، رضایت مشتریان را افزایش می‌دهند . این سیستم‌ها معمولا به دو شکل نصبی یا سیستم CRM تحت وب (ابری) ارائه می‌شوند.

در CRMهای ابری، ارائه‌دهنده‌ی سیستم مسئولیت به‌روزرسانی سیستم، تامین امنیت و نگهداری فنی را بر عهده دارد. در نتیجه، سیستم همیشه به‌روز و قابل دسترسی است.

وظیفه اصلی CRM ابری چیست؟

اگر بخواهیم بدانیم برنامه CRM ابری چیست و چه وظیفه‌ای دارد، باید گفت این نرم افزار اطلاعاتی مانند مشخصات مشتریان، فعالیت‌های فروش، کمپین‌های بازاریابی و درخواست‌های پشتیبانی را در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره کند تا کاربران در هر لحظه به اطلاعات یکسان و به‌روز دسترسی داشته باشند. برای مثال، کارشناس فروش می‌تواند وضعیت یک فرصت فروش را مشاهده کند و تیم پشتیبانی نیز در صورت نیاز به سابقه تعاملات همان مشتری دسترسی داشته باشد. در چنین شرایطی، رضایت مشتری افزایش پیدا می‌کند و بهره‌وری در سازمان به بالاترین حد خود می‌رسد.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری آنلاین، این عملکرد را با سرعت و امنیت بیشتر در بسترهای ابری انجام می‌دهد.

مقایسه CRM ابری و نرم افزارهای قدیمی (On-Premise)؛ چرا کوچ الزامی است؟

مقایسه crm ابری، crm چیست؟

در مدل CRM نصبی، سازمان مسئولیت راه‌اندازی و نگهداری آن‌ها را بر عهده دارد. راه‌اندازی چنین سیستمی معمولا به سرمایه‌گذاری اولیه قابل‌توجهی نیاز دارد. علاوه بر این، معمولا به یک متخصص فنی نیاز است تا وظایفی مانند نگهداری نرم‌افزار، رفع مشکلات، امنیت و به‌روزرسانی سیستم را انجام دهد. نرم افزار CRM ابری بسیاری از این مسئولیت‌ها را از دوش سازمان برمی‌دارد و به کسب‌وکار اجازه می‌دهد به جای تمرکز بر مدیریت زیرساخت، انرژی خود را روی بهبود ارتباطات و رشد کسب‌وکار قرار دهد.

در جدول زیر تفاوت CRM ابری و CRM محلی (On-Premise) بررسی شده است.

معیار

CRM ابری

CRM نصبی

محل نگهداری اطلاعات

روی سرورهای ارائه‌دهنده سرویس

روی سرورهای خود سازمان

نحوه دسترسی

از طریق اینترنت و از هر مکان و زمان و دستگاه

امکان دسترسی فقط از داخل شبکه سازمان

هزینه اولیه

معمولاً کمتر؛ بدون نیاز به خرید سرور

معمولاً بیشتر؛ نیازمند خرید تجهیزات و زیرساخت، نگهداری و ارتقا

نگهداری سیستم

بر عهده ارائه‌دهنده

بر عهده سازمان و تیم IT

به‌روزرسانی

توسط ارائه‌دهنده

نیازمند نصب و مدیریت توسط سازمان

مقیاس‌پذیری

اضافه کردن کاربر، امکانات و ابزارها ساده است.

نیاز به خرید تجهیزات و تنظیمات بیشتر

امنیت

تضمین توسط ارائه‌دهنده

سازمان مسئول مدیریت امنیت زیرساخت

پشتیبان‌گیری

توسط ارائه‌دهنده به صورت خودکار

مسئولیت کامل با سازمان

وابستگی به اینترنت

برای دسترسی به اینترنت نیاز دارد.

در شبکه داخلی می‌تواند بدون اینترنت نیز استفاده شود.

زمان راه‌اندازی

سریع‌تر

زمان‌برتر و نیازمند آماده‌سازی زیرساخت

هزینه بلندمدت

اشتراک دوره‌ای متناسب با نیازها و مصرف

هزینه بیشتر شامل هزینه‌های زیرساخت، نگهداری و پشتیبانی

مهم‌ترین مزایای نرم افزار CRM ابری برای کسب‌وکارهای مدرن

5 مورد اصلی زیر مزایای سی ار ام ابری چیست که در تمام سازمان‌ها مشاهده می‌شوند.

۱. کاهش هزینه‌های پنهان در سازمان

بیشتر CRMهای ابری به‌جای دریافت هزینه اولیه و سنگین برای خرید نرم افزار، از مدل اشتراک استفاده می‌کنند. در این مدل، کسب‌وکارها بر اساس تعداد کاربران، امکانات مورد نیاز یا مدت زمان استفاده هزینه پرداخت می‌کنند. این روش باعث کاهش هزینه‌های اولیه CRM می‌شود.

همچنین در سیستم CRM تحت وب، نیاز به خرید نرم افزار CRM و نگهداری سخت‌افزار، سرور و اختصاص نیروی IT برای مدیریت زیرساخت تقریبا به صفر می‌رسد و این موضوع در کاهش هزینه‌ها تاثیر مستقیم می‌گذارد.

۲. دسترسی ساده و از راه دور

اعضای تیم می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد، به سیستم ابری دسترسی داشته باشند و فعالیت‌های خود را انجام دهند.  این ویژگی به‌خصوص برای سازمان‌های چند شعبه‌ای و مجموعه‌هایی که نیروهای دورکار دارند اهمیت زیادی دارد.

۳. مقیاس‌پذیری بالا

یک کسب‌وکار در ابتدای فعالیت خود ممکن است به امکانات محدودی نیاز داشته باشد اما با رشد سازمان بخواهد تعداد کاربران یا امکانات CRM را افزایش دهد.

با CRMهای ابری برخلاف مدل‌های نصبی، سازمان‌ها می‌توانند تعداد کاربران، فضای ذخیره‌سازی و امکانات سیستم را به راحتی تغییر دهند. این انعطاف‌پذیری به کسب‌وکارها کمک می‌کند راحت‌تر رشد کنند.

۴. راه‌اندازی و نگهداری ساده

در سیستم‌های سنتی، شرکت مسئولیت نصب، به‌روزرسانی، امنیت سرورها و رفع مشکلات فنی را بر عهده می‌گیرد. اما در CRM ابری، زیرساخت اصلی توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود. برخلاف فرآیندهای پیچیده و طولانی در مدل‌های نصبی، راه اندازی یک CRM ابری به سرعت و تنها با ساخت اکانت اختصاصی امکان پذیر است.

5. یکپارچه‌سازی آسان‌تر

CRM ابری معمولا به نرم افزارهای دیگر به راحتی متصل می‌شود. یعنی CRM با سیستم‌ها و ابزارهایی مانند ERP، سرویس‌های ایمیل، ابزارهای بازاریابی یک ارتباط دو طرفه برقرار می‌کند. تا به راحتی انتقال اطلاعات میان سیستم‌های مختلف انجام شود.

آیا CRM ابری امنیت دارد؟

امنیت نرم افزار سی ار ام

سیستم‌های CRM ابری شامل اطلاعات حساس و مهمی مثل اطلاعات مشتریان، تامین‌کنندگان و داده‌های مالی هستند که از دست رفتن این داده‌ها می‌تواند پیامدهای جدی برای کسب‌وکار داشته باشد. نرم‌افزارهای CRM ابری معمولا از طریق روش‌های زیر امنیت داده‌های مشتریان را تضمین می‌کنند.

1. مدیریت سطوح دسترسی کاربران

در سیستم CRM تحت وب می‌توان مشخص کرد هر کاربر به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشند. برای مثال، کارشناس فروش می‌تواند اطلاعات مشتریان را مشاهده کند، اما ممکن است اجازه دسترسی به اطلاعات مالی را نداشته باشد.

2. احراز هویت امن کاربران

برای جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز، در نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری آنلاین از روش‌هایی مانند رمز عبور احراز هویت چندمرحله‌ای استفاده می شود. حتی در صورت افشای رمز عبور، ورود به حساب کاربری بدون تایید مرحله دوم دشوارتر خواهد بود.

3. پشتیبان‌گیری یا بک‌آپ منظم از داده‌ها

در صورت حذف اشتباهی داده‌ها یا خرابی سیستم، نسخه‌های پشتیبان می‌توانند برای بازیابی اطلاعات استفاده شوند. در سی آر ام‌های ابری پشتیبان‌گیری معمولا  بر عهده شرکت ارائه‌دهنده است و معمولا آن را تضمین می‌کند.

3. امنیت زیرساخت ابری شرکت ارائه دهنده

امنیت CRM ابری فقط به خود نرم‌افزار محدود نمی‌شود و زیرساختی که اطلاعات روی آن قرار دارد نیز اهمیت زیادی دارد. ارائه‌دهنده باید از سرورها، شبکه، فایروال‌ها، سیستم‌های تشخیص تهدید و تجهیزات مرکز داده در برابر دسترسی غیرمجاز و خرابی محافظت کند.

4. به‌روزرسانی مداوم نرم‌افزار

در CRM ابری، شرکت ارائه‌دهنده مسئول نصب به‌روزرسانی‌ها است. بنابراین سازمان لازم نیست تمام این فرآیندها را به‌صورت دستی مدیریت کند و ریسک خطا و اختلال در امنیت را بالا ببرد.

چگونه بهترین CRM ابری را برای سازمان خود انتخاب و خریداری کنیم؟

بهترین نرم افزار CRM چیست؟

برای انتخاب سیستمی که بازدهی بالا برای سازمان داشته باشد، حتما قبل از خرید به نکات زیر توجه کنید:

  • هرچه استفاده از نرم‌افزار ساده‌تر باشد، پذیرش آن در سازمان نیز بیشتر خواهد بود.
  • قبل از خرید، نحوه و سطح خدمات پشتیبانی ارائه‌دهنده را بررسی کنید.
  • به امکان اتصال به سامانه‌های پیامکی، ابزارهای ارتباطی داخلی و نرم‌افزارهای دیگر توجه کنید.
  • پیش از تصمیم نهایی، بهتر است محیط نرم‌افزار را شخصا بررسی کنید. استفاده از نسخه دمو کمک می‌کند میزان تناسب CRM با نیازهای واقعی سازمان را بهتر ارزیابی کنید.

اگر به فکر خرید نرم‌افزار CRM هستید، اوج ابری به‌عنوان یک CRM ابری ایرانی، گزینه‌ای است که می‌توان امکانات، رابط کاربری، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و خدمات آن را پیش از خرید بررسی و با نیازهای سازمان مقایسه کرد.

سوالات متداول درباره CRM ابری

  • آیا برای استفاده از CRM ابری نیاز به اینترنت پرسرعت داریم؟

پایداری و کیفیت اتصال اینترنت اهمیت بیشتری دارد. با یک اتصال معمولی و پایدار هم می‌توان از بیشتر قابلیت‌های سیستم استفاده کرد.

  • تفاوت هزینه CRM ابری با نرم‌افزارهای قدیمی چقدر است؟

همان طور که گفته شد CRM ابری هزینه اولیه بسیار کمتری نسبت به خرید یک CRM نصبی دارد. هزینه سیستم‌های ابری معمولا به شکل پرداخت اشتراک محاسبه می‌شود و به عواملی مثل تعداد کاربران، امکانات، زیرساخت و مدت زمان استفاده بستگی دارد.

  • آیا امکان انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به CRM ابری وجود دارد؟

بله، این فرآیند معمولا با خروجی گرفتن از سیستم قبلی در قالب فایل‌های اکسل انجام می‌شود.

سخن پایانی

در بازاری که سرعت پاسخ‌گویی و کیفیت تعامل با مشتری اهمیت زیادی دارد، محدودیت‌های سیستم CRM سنتی بیشتر تاثیرات منفی خود را نشان می‌دهد. مواردی مثل عدم دسترسی از راه دور، به‌روزرسانی‌های زمان‌بر و مسائل امنیتی می‌تواند سرعت تصمیم‌گیری و بهره‌وری سازمان را کاهش دهد. راه‌حلی به نام نرم افزار CRM ابری می‌تواند این مشکلات را از میان برداشته و با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر کسب‌وکار را به اوج بهره‌وری خود برساند. به همین دلیل کمتر می‌توان کسب‌وکاری را پیدا کرد که سیستم‌های نصبی را به مدل‌های ابری ترجیح دهد.