معرفی بهترین نرم‌افزار مدیریت مستندات EDMS در ایران

فرض کنید شما مثلاً در سازمان یا شرکتی که مشغول هستید برای پیدا کردن یک سند مجبور بشوید که مدام از این اتاق به آن اتاق بروید یا نه تمام درایوهای سیستم کامپیوتر خود را زیر و رو کنید خلاصه این‌که هر جایی را که به فکرتان می‌رسد، بگردید و در آخر هم دست خالی بمانید. حتماً کلافه خواهید شد. خب به نظرتان باید از قبل از چه راه حلی استفاده می‌کردید که وقت کار دچار این سردرگمی نمی‌شدید؟ درست است. مسلماً استفاده از یک سیستم مدیریت آن هم نرم‌افزار مدیریت مستندات EDMS می‌تواند این چالش را حذف کند. احتمالاً می‌پرسید نرم‌افزار مدیریت مستندات چیست؟ یا چه کار می‌کند و اصلاً چه نرم‌افزاری را تهیه کنیم. برای پاسخ به این سؤالات با ما همراه باشید.

نرم‌افزار مدیریت مستندات چیست و چه کار می‌کند؟

اجازه بدهید از اینجا شروع کنیم که اصلاً خود مستند و مدیریت مستندات در بحث ما به چه معنی است. مستند به قطعه یا بخشی از مطالب که داده و اطلاعاتی را ارائه می‌دهد، گفته می‌شود که می‌تواند به صورت چاپ شده، ترسیم شده یا الکترونیکی باشد. مدیریت مستندات برنامه‌ریزی، کنترل و هماهنگی نظام‌مند همه اسناد فیزیکی یا الکترونیکی است، از زمان ایجاد یا دریافت آن‌ها گرفته تا زمان پردازش، توزیع، سازماندهی، ذخیره‌سازی و بازیابی این اسناد. حالا با این تعریف باید گفت که اطلاعات هم می‌تواند با روش‌ها و دستگاه‌های مختلف دور و برمان یعنی لپ‌تاپ، گوشی اندروید به شکل دیجیتالی تهیه بشوند. راستش در دسترس بودن اسناد خیلی مهم است. شکل سنتی مدیریت مستندات به این صورت است که تمام اسناد توی کمدها و کشوها نگهداری و با گذشت زمان هم کلی کاغذ و پرونده روی هم انباشته می‌شود. در این وضعیت پیدا کردن سند به کنار بازیابی و تهیه نسخه‌های دیگر صرف نظر از هزینه واقعاً سخت است. البته باید بگوییم که حتی اگر مستندات شما به شکل الکترونیکی و دیجیتالی باشند، باز هم نیاز است، منظم و سازمان یافته نگهداری و ذخیره بشوند. با این تفاسیر می‌بینید که ضرورت وجود نرم‌افزار مدیریت مستندات و کاربرد آن چقدر مهم و با ارزش است.

اجزای مهم نرم‌افزارهای مدیریت مستندات چیست؟

ثبت و گرد‌آوری: این قسمت مربوط می‌شود به پردازش اسناد کاغذی که باید اسکن بشوند و در قالب الکترونیکی بروند برای ذخیره سازی.

ذخیره‌سازی: خب مشخص است که این بخش نحوه ذخیره یک سند در مکان خاص است که در صورت لزوم نیاز بازیابی هم دارد.

 فراداده: این قسمت بر‌می‌گردد به این‌که مسلماً اسناد تک به تک دارای یک سری مشخصات هستند. مثلاً نوع مدرک، تاریخ تهیه، شناسه سند و تاریخ دریافت و موارد دیگر که دسته‌بندی و ذخیره سازی انجام می‌شود.

بازیابی: بازیابی بخش مهم نرم‌افزار مدیریت مستندات است. چرا؟ چون یک کمی فرایند پیچیده‌ای است. اجازه دسترسی و استفاده اسناد نیاز به دستورالعمل و رویه‌ای است. مسلماً نشانه امنیت بیشتر هم است. بازیابی می‌تواند با توجه به ایجاد فراداده و مشخصات مناسب برای هر سند انجام بشود یا با جستجوی اسم یا عبارت مشخصی صورت بگیرد.

نمایه‌سازی (index): این قسمت بازیابی دقیق و سریع مستندات است. یعنی با توجه به مشخصات و فراورده به ردیابی مستندات الکترونیکی ذخیره شده پرداخته می‌شود و بعد روند بازیابی صورت می‌گیرد.

نسخه‌بندی: حتماً در مدیریت مستندات لازم می‌شود به نسخه‌های فعلی یا قبلی یک سند دسترسی داشت. اینجاست که این بخش با نسخه‌بندی اسناد در سیستم یا خارج از سیستم بررسی می‌شوند تا نیازی که گفته شد به راحتی برطرف شود.

جستجو: شما به عنوان یک کاربر باید بتوانید در این نرم‌افزار به راحتی اسناد مورد نظر خود را بیابید. حالا از طریق مشخصات، اسم، تاریخ سند و ...

بخش اشتراک‌گذاری: طبق مجوزهای مورد نیاز در این قسمت از نرم‌افزار مدیریت مستندات امکان اشتراک‌گذاری و توزیع اسناد وجود دارد.

امنیت: این بخش اساسی‌ترین و مهم‌ترین قسمت است. فکر کنید امروزه با وجود ویروس‌ها و هک‌ها و بدافزارها و ... حتی حملات سایبری چقدر مستندات در خطر و تهدید هستند.

می‌دانید یک نرم‌افزار مدیریت مستندات چه ویژگی‌های خوبی باید داشته باشد؟

تحت وب باشد: این ویژگی بسیار کاربردی است. اصلاً در حال حاضر مهم‌ترین ویژگی محسوب می‌شود. چرا؟ چون فرض کنید شما خارج از ساعت کاری یا در حین انجام پروژه‌ای در یک منطقه‌ای دور از سازمان خود نیاز به بازیابی یا هر چیزی در قسمت مدیریت مستندات دارید. چاره چیست؟ می‌گوییم با تحت وب بودن سیستم، به راحتی با لپ‌تاپ یا گوشی این امکان را دارید.

جستجوی سریع انجام بدهد: این ویژگی لازمه نرم‌افزار است. اگر عجله داشتید با وارد کردن کلمه یا مشخصات سند می‌توانید به آن دسترسی پیدا کنید.

ارجاع و گردش مستندات را به خوبی انجام بدهد: گاهی اوقات لازم است روی یک سند چند کارشناس کار کنند یا از آن اطلاع داشته باشند. با ارجاع و گردش مستندات به راحتی بین چند کاربر و کارشناس آن دست مستندات مورد نظر را به گردش در بیاورید.

نیاز به فرم ساز حرفه‌ای را برطرف کند: در مورد اسناد نیاز است که فرم‌های سازمان خود را با توجه به نیاز سازمان و از طرفی در شکل و طرح زیبایی طراحی کنید، این ویژگی کار را در این مورد آسان می‌کند.

امکان پشتیبانی از فایل‌ها را داشته باشد: این ویژگی در این سیستم برای کاربران خیلی مهم است. چون با خیال راحت از انواع فایل‌ها از جمله تصویر، صوت، فیلم، اتوکد و ... پشتیبان‌گیری و نگهداری می‌شود.

بتواند با سایر سیستم‌های سازمان ارتباط برقرار کند: وقتی یک نرم‌افزار مدیریت مستندات ویژگی یکپارچه‌سازی اطلاعات را داراست پس به راحتی هم می‌تواند به دیگر نرم افزارهای سازمان شما از طریق وب سرویس یا API متصل شود.

چطور یک نرم‌افزار مدیریت مستندات خوب تهیه کنیم؟

احتمالاً تا اینجا متوجه شده‌اید که امروزه خرید و استفاده از نرم‌افزار مدیریت مستندات یکی از نیازهای ضروری هر سازمان و شرکت و ... است. بگوییم که شرکت نرم افزاری یگانه در تولید نرم‌افزار مدیریت مستندات بسیار کارآمد و حرفه‌ای عمل می‌کند. تمام ویژگی‌های خوب و مهم را داراست و می‌تواند زیر سیستم کارآمدی در اتوماسیون اداری باشد که با قیمت متناسب کیفیت و پشتیبانی حضوری و آنلاین به مشتری ارائه می‌شود. در زیر برای آشنایی و شناخت بیشتر لیستی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت مستندات یگانه آورده شده است:

• نرم‌افزار مدیریت مستندات یگانه کاملاً تحت وب است
• قابل استفاده بر روی موبایل و تبلت
• ایجاد شناسنامه اطلاعاتی برای مدارک و مستندات
• درج و ثبت کلیه اطلاعات و داده‌های مدارک مستندات
• بارگذاری و پیوست بی‌نهایت فایل
• پشتیبانی از انواع مختلف فرمت‌های فایل (تصویر، صوت، فیلم، اتوکد و ...)
• بررسی تاریخچه تغییرات مدارک و مستندات
• مدیریت گردش مستندات
• مدیریت فعالیت‌های کاربران در سیستم مدیریت مستندات
• تعیین سطح دسترسی برای کاربران
• و موارد دیگر.

کلام آخر:

با سیستم مدیریت مستندات می‌توانید اطلاعات و داده‌های فیزیکی و الکترونیکی را به راحتی با کنترل و برنامه‌ریزی و هماهنگی ویژه‌ای مدیریت کنید. با نرم ‌افزار مدیریت مستندات تحت وب یگانه که در تولید این نرم‌افزار پیشرو و موفق عمل کرده است، می‌توانید با خیال راحت از قابلیت‌های مهم و متنوع آن که در این مقاله ارائه شد، استفاده کنید.